Condiciones de los Gastos de Representación para su deducibilidad en el ISLR

Reporte SAG Nro. 013. Informe Financiero – 02/07/2018

En líneas generales, los gastos de representación se definen como gastos que están destinados a mejorar la imagen de la empresa ante clientes y/o proveedores. Hacen referencia a las relaciones públicas, generalmente llevadas a cabo por los gerentes, directivos u otros trabajadores con altos cargos en las compañías, y se realizan con la intención de recibir un beneficio comercial o empresarial a futuro.
Reporte SAG 013Los gastos más habituales suelen ser los de comidas y bebidas, espectáculos públicos, obsequios y otras atenciones para con clientes y proveedores. Sin embargo, no hay una enumeración taxativa de los mismos, siendo necesario acudir a la finalidad del gasto para poder imputarlos en el concepto de representación. Para ello, es necesario que se enmarquen en el desarrollo de la actividad económica empresarial y, más concretamente, a la obtención de beneficios futuros, como se indicó.
En cuanto al tratamiento fiscal de los gastos de representación, la finalidad o naturaleza del gasto tiene una importancia esencial, puesto que, en caso de una investigación fiscal, debe justificarse que tales egresos sirvieron de medio necesario para la obtención de un beneficio para la empresa. En su defecto, la Administración Tributaria podría considerar que se trata de gastos no necesarios para la obtención de la renta (por ejemplo: un gasto por comida familiar y simular que se trataba de una comida comercial) o que se trate de erogaciones que encubren remuneraciones en especie de los ejecutivos.
La Ley del ISLR¹ en su artículo 27 dispone que serán admitidos como gastos deducibles, aquellos que correspondan “..a egresos causados no imputables al costo, normales y necesarios, hechos en el país con el objeto de producir el enriquecimiento”; y en referencia al caso que nos ocupa, su numeral 21 señala que, entre las deducciones permitidas se encuentran “Los pagos hechos por las empresas a sus directores, gerentes, administradores u otros empleados como reembolso de gastos de representación, siempre que dichos gastos estén individualmente soportados por los comprobantes respectivos y sean realizados en beneficio de la empresa pagadora.” (Subrayado nuestro)
Como se puede evidenciar, los gastos de representación deducibles son aquellos normales y necesarios para la actividad de la empresa, y por ende para generar ingresos a la misma. Asimismo, obsérvese que la norma establece que serán deducibles los pagos hechos como “reembolso” y que estén “individualmente soportados por los comprobantes respectivos”, lo que significa que el directivo o trabajador debe presentar las facturas correspondientes por los gastos efectuados, para su posterior reintegro por parte de la empresa. La justificación es indispensable para poder tener el derecho de desgravar el gasto. En este sentido, una forma de reportar, justificar y tramitar los gastos de representación es a través de una hoja de gastos diseñada según las necesidades administrativas de la empresa, a la que se deben anexar las facturas correspondientes, las cuales deben cumplir con todas las formalidades legales establecidas por la Administración Tributaria.
Por otra parte, para gestionar y controlar este tipo de gastos, es fundamental desarrollar e implantar una política lo más detallada y exhaustiva posible, adaptada a las necesidades de la empresa, que establezca las pautas y protocolos de todas las etapas del proceso: presentación, validación, procedimiento para el reembolso, entre otras.


¹ Publicada en G. O N° N°  6.210 Extraordinario de fecha 30/12/2015

 

Autora: Lcda. Karin Ascanio Cisneros por Sistemas de Apoyo Gerencial SAG, C.A. – www.sagca.com
Este artículo forma parte de la serie de documentos “Reporte SAG
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