¿Son gravables con el ISLR los Gastos de Representación recibidos por directivos y/o trabajadores?

Cabe destacar, que el concepto de gastos de representación es amplio por lo que deja lugar a diversas interpretaciones, y por englobar acciones muy diversas, esta clase de gastos suelen generar muchas dudas  en su definición y en la forma de gestión y control o trato fiscal, tanto para la empresa que los paga como para el trabajador que los recibe.

Desde la perspectiva del trabajador, por lo general, la duda más común es si los pagos recibidos por concepto de gastos de representación pueden ser considerados como remuneraciones gravables con el Impuesto sobre la Renta (ISLR). En este sentido, es importante señalar, que es poco usual que las empresas concedan a sus directivos asignaciones fijas para gastos de representación, pero les autorizan para efectuarlos cuando sean necesarios, y dada su naturaleza  de gasto reembolsable para la empresa, los gastos de representación no constituyen salario, por cuanto no tienen como finalidad remunerar al trabajador ni incrementar su patrimonio, sino el compensar las erogaciones incurridas por éste para poder desarrollar cabalmente sus funciones de representación de la empresa; en consecuencia, dichos gastos no forman parte de la base para el cálculo y pago del ISLR, seguridad social, prestaciones sociales y aportes parafiscales.

Al respecto, el artículo 16 de la Ley de ISLR¹ establece en su  Parágrafo Segundo que: “Los ingresos obtenidos a título de gastos de representación por Gerentes, Directores, Administradores o cualquier otro empleado que por la naturaleza de sus funciones deba realizar gastos en representación de la empresa, se excluirán a los fines de la determinación del ingreso bruto global de aquéllos, siempre y cuando dichos gastos estén individualmente soportados por los comprobantes respectivos y sean calificables como normales y necesarios para las actividades de la empresa pagadora. (Subrayado nuestro)

Como se puede observar, la Ley de ISLR es bastante clara al establecer que los ingresos que reciben los gerentes, directores, administradores o cualquier otro empleado, por concepto de gastos en representación de la empresa; se excluirán en la determinación del ingreso bruto global de quien los recibe, siempre y cuando estén individualmente soportados por los comprobantes respectivos y sean calificables como normales y necesarios para las actividades de la empresa pagadora, por lo que hay una total correspondencia entre el tratamiento fiscal que le debe dar la empresa para que el gasto sea deducible (numeral 21 del artículo 27 de la Ley de ISLR) y el que debe dar el beneficiario para que no sea gravable dentro de sus ingresos a declarar en el ISLR.

Por lo antes expuesto, cuando el trabajador ha adelantado el gasto a título personal, la empresa se lo reembolsa en concepto de gastos, como una partida independiente del salario del trabajador, en virtud de lo cual, éste deberá presentar la respectiva  factura que cumpla con los requisitos legales y reglamentarios establecidos en las normas y por la Administración Tributaria, a los fines de justificar fehacientemente el gasto para la empresa y poder excluir de los ingresos gravables el pago recibido por tal concepto.


1 Publicada en G. O N° N°  6.210 Extraordinario de fecha 30/12/2015

Autor: Lcdo. Iván Albert – www.sagca.com
Este artículo forma parte de la serie de documentos “Reporte SAG
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